Google 教你 3 個提升 工作效率 的技巧

幫助您在工作中更加專注和有條理的 16 個技巧

以現代人的工作背景需求,提高效率和專注於任務絕對是重要的技能,透過學習這兩項技能,人們可以更有效地完成工作,減少時間浪費和減少錯誤率。在今天的社會中,時間是一個非常寶貴的資源,而透過提高效率和專注於任務,人們可以更好地利用這個資源,達成更多的目標。因此,這兩項技能已成為現代人必須具備的顯學之一,  Google 也特別分享秘訣,讓你可以跟著一起提升 工作效率 。

如何善用 Google 工具,以提升 工作效率 ?

Google Workspace 團隊在這篇文章中分享了三個秘訣,可以幫助你更好地組織工作,提高工作效率,並在日常工作中保持專注。

 減少無關的通知和雜訊,更專注於工作

可以使用「零打擾」、「關閉郵件通知」和「自動回覆」功能來管理和優化通知,讓你能夠在工作期間專注於任務。

這時候可以善用 Gmail 裡的「零打擾」、「關閉郵件通知」和「自動回覆」功能。在 Gmail 的「設定」選項中,設定「關閉郵件通知」和「開啟自動回覆」功能,讓自己更沈浸在某一個任務當中。

另外,也可以設定「零打擾」模式,在該模式下,會暫停即時通訊的通知,直到結束該模式為止,以達到提高效率和專注的效果。

 將目標轉化為可執行的任務,並將大的任務拆分為小的子任務

在工作開始之前,確保你有一個明確的目標,並將其轉化為可執行的任務,這有助於提高工作效率,讓你的任務更加明確,也能確保你能夠更好地掌握任務進度,並且可以讓你更加有效地管理工作時間和資源。

可以善用 Google 行事曆把自己一天該做的事情全部都規劃在行事曆上,包含工作、會議、休息時間,甚至用餐時間,這樣子可以避免自己錯估工作時程,更可以把寶貴的時間和精力,放在對的事情上。

Photo by Google

另外,為了避免在 Chrome 的眾多分頁中迷失,找不到自己正在尋找的資訊,影響工作效率,可以使用 Chrome 的分頁群組功能。透過建立分頁群組,可以把相關的分頁歸類在同一個群組中,並專注於當前任務,不受其他分頁的干擾。

建立分頁群組非常簡單,只需在其中一個分頁上按右鍵,選擇「新增分頁群組」,然後為其選擇顏色和名稱。這樣,就可以更清晰地分類和管理不同用途的分頁,更有效率地進行工作和瀏覽。

 使用 Google 助理來簡化流程,專注更重要的工作

Google 助理可以協助使用者進行各種任務,從設置提醒和行程,到查詢資訊和控制家電等等,因此使用 Google 助理來執行任務,不用自己花時間去處理,也能更專注在當下的工作之中,如:

  • 設置提醒和行程:使用 Google 助理可以快速設置提醒和行程,讓你不再需要手動輸入日程表或手動設置提醒,讓你可以專注於更重要的工作。
  • 聲控控制:Google 助理可以使用語音控制方式來控制裝置,例如控制燈光、調整溫度、播放音樂等,像是要開啟專注音樂,只要跟 Google 助理說一聲就可以,讓你不必停下手頭的工作,就能輕鬆地完成這些任務。
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總結

Google 官方介紹幾個可以幫助使用者提高工作效 率,並且專注於任務的方式,可以透過自動化來節省時間,也可以依據個人化需求來設定,只要善用 Google 所提供的多種工具,就能事半功倍,快速完成工作,也能早一點下班休息囉~

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*首圖來源:Photo by Christin Hume on Unsplash

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